洗練されたビジネスレターを作成
海外の企業とのコミュニケーションのほとんどがメールを通してなされる今、英文ビジネスレターがきちんと書けることはもはや国際ビジネスマンの常識です。特に面識のない相手にビジネスレターを出す場合、書面で貴方や会社のイメージが作られてしまうわけですから、ただ意味だけ通じれば良いというわけにはいきません。 プロフェッショナルな英文ビジネスレターを書くには、努力して英語と文章センスに磨きをかける事が必要です。
良い英文ビジネスレターとは、何もビジネスに限ったことではありませんが、読み手にとってわかりやすく、かつ読んでいて気分が良い手紙のことです。 要点ははっきりと明確に、フレンドリーかつ失礼にならないような英文ビジネスレターが書ければ大成功です。
メールの場合は、件名で何についての連絡なのかが明確になっている事も重要です。最近はLINE等のチャットツールをビジネスでも利用する場面が増えていますが、改まった内容の場合は電子メールの方が良いでしょう。
英文ビジネスレターを書く際に注意する点
- ビジネスレターの目的は何かをはっきりと決定してから書き出す。
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読み手が誰かを考え、相手に合ったスタイルで書く。
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手短なオープニングとクロージングに誠意とフレンドリーさを盛り込みます。
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伝えるべき重要な用件はオープニングのすぐあとに。 ビジネスレターの最後は礼儀正しく。だらだらと長いビジネスレターは歓迎されません。 シンプルで短かめに、用件はわかりやすくはっきりと、そして誠意を込めて書きましょう 。
英文ビジネスレターを作成する目的は、営業から新製品のお知らせ、謝罪やお礼状など、様々なシチュエーションが考えられますが、上記のルールは全ての場合に当てはまります。「明確に、手短に、敬意を表しつつフレンドリーに」がキーポイントです。
