英語メールの効果的な書き方
Eメールは21世紀の重要なコミュニケーション手段です。平均的な会社員が一日に受信するメールは60～200通にもなると言われています。 Eメールのおかげで、今や外国企業とも気軽にコミュニケーションが取れるようになりました。しかし、相手に好印象を与える英語メールを書けているでしょうか？ ここでは、効果的な英語メールの書き方をご説明します。
以下にあげるポイントは、どんな場合の英語メールにも適応できる基本的なガイドラインです。
１．英語メールの件名
英語メールの件名には用件を率直・手短に。何の目的でメールを送ったのかが読む前にひと目でわかるように。
英語メール件名の例：”ABC Project delay” “Cancellation of meeting on Monday”等。
１．英語メールの挨拶
英語メールの書き出し・挨拶－Dear Mr./Ms.～ が最も普通の書き出しですが、何度もやりとりをしている相手ならHi John,といったくだけた書き出しもよく見られます。 誰かわからない相手に出す場合はDear Sir/Ma’am, To whom it may concern, は相手を特定しない場合に使われる書き出しです。
締め－Best Regards, Regards, Thank you, がよく使われます。よくやりとりをする間柄ならThanks, もよく使われますが、 フォーマルな英文レターの結びによく使われるSincerely yours等は、メールのやりとりには不適切。
２．書出し、最初の1文
書出しは、挨拶に続いてすぐに要件を一文にまとめます。
Dear Mr.Bryson,
I am writing this to introduce you to our new project manager.
Hi Mary,
I am happy to inform you that your application has been approved.
上の例文のように、”I am wiritng this to…”や”I am happy to inform you that…”は英語のメールの最初の1文の書出しに便利な表現です。 に、わかりやすく。一日に何通ものメールに目を通すわけですから、だらだらと長いメールは読みたくないものです。 スクロールダウンしなくても読める程度の長さに抑えましょう。用件がいくつかあるときは、用件ごとに番号をつけるとわかりやすい英語メールになります。
３．メールの本文の書き方
手短に、わかりやすく。一日に何通ものメールに目を通すわけですから、だらだらと長いメールは読みたくないものです。 スクロールダウンしなくても読める程度の長さに抑えましょう。用件がいくつかあるときは、用件ごとに番号をつけるとわかりやすい英語メールになります。
４．過去のやり取りの引用
過去に交わした、関連した用件のEメール（部分的でも）を記載する。 読み手がその用件について覚えていない場合でも、こうしておけばすぐに思い出してもらえます。
５．英語メールを書く際のヒント
ビジネスでの英語メールに略語表現は使わない方が無難です。特に、英語のネイティブでない相手と英語でメールのやりとりをする場合はなおさらです。 略語が何を意味するのかを分かってもらえなかったり、理解するのに時間がかかってしまうようでは、好印象な英語メールとは言えません。 略語はこなれた感じがしますが、何度もメールのやり取りをしている相手への使用にとどめましょう。
６．スペル・文法チェック
英語メールは忙しくても必ず一度は読み返し、文法やスペルにミスがないか確認しましょう。文法やスペルミスが多い英文メールは相手に教養のない印象を与えてしまいます。
