英語で苦情の手紙を書く
苦情の英文手紙を書くに至るには様々な理由があってのことでしょう。ビジネス上の取引相手への苦情の手紙、消費者として訴える商品やサービスに対する苦情、 職場での待遇に関する苦情・・・どんな内容の苦情であれ、ここで述べるガイドラインを守れば、貴方の苦情の手紙がただ読み捨てられるようなことはないでしょう。 せっかく時間を割いて英文手紙を書くわけですから、しっかりと真摯に受け止められる手紙を書きましょう。
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- 苦情を訴えるとは言っても、礼儀は忘れずに。ただ怒りを書きなぐるのは逆効果です。
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- できれば、問題解決について何らかの行動を起こす権威を持つ人へ直接苦情を訴えます。 英文手紙の書式に従い、その相手の名前、役職・部署、住所を忘れずに記しておきましょう。敬辞、結辞も忘れずに。
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- 手紙は手短に、要点をはっきり明確に書きましょう。長くても1枚以内には収まるようにしましょう。長い苦情の手紙は読み手をうんざりさせるだけです。
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- できるだけ具体的に。日時や、関わった人の名前も書きます。自分の名前と連絡先を書くことも忘れずに。 問題解決のために自分が何か行動をした場合はその内容、何か悪い体験をした場合はその内容とそれに対する感情、 問題を解決することで相手の会社や個人がどれだけ改善されて良くなるか、などを盛り込みます。
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- 英文手紙で一番大切なのは、「相手にどのような行動を期待するか」を明確に書くことです。 問題解決のために何か相手に行動をさせるような英文を書かなければ、苦情の手紙の意味がありません。
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- 手紙のコピーは必ずとっておきます。こちらから出す手紙、相手から来る返事など、やりとりは全て保管しておきましょう。
- 返事が来るまでに時間が掛かる事があります。1ヶ月待っても何も返答がない場合は再度フォローアップの手紙を出します。
以上のことに注意をして苦情の英文手紙を書きましょう。手短に、しかし要点ははっきりと、 問題は客観的に、苦情とはいえ相手を尊重することを忘れずに。
誤解を招かないためにも、正しい英文手紙が書けているかどうか必ずチェックしましょう。
