英文で催促メールを書く
英文で催促メールを書く際に便利な、気の利いた言い回しをご紹介します。日本語の場合もそうですが、英文でも催促を促す言い回しは少し気を使います 。
「返事をまだもらってませんが」、「早く返事をください」だと表現が直接過ぎて「私も忙しいのですが・・・」と相手の気分を損ないかねません。催促に気を使うのは英文の場合でも同じです。そこでいくつか気の利いた、英文催促状の言い回しをご紹介しましょう。
「Did you have a chance to take a look the file? 」＝（ファイルに目を通して頂けたでしょうか？）
と聞いてみましょう。「have a chance to ～」という英文表現は、「～する機会がある、偶然～する」という意味です。chance に「何かの折に、ひょっとして」という遠まわしなニュアンスが含まれていますので、相手を思いやる気持ちが感じられ、しかもちゃんと返事をくださいという催促の意味も含まれます。
その後に、
「I know you are busy, but I’d appreciate it if you could get back to me by tomorrow 」（お忙しいと思いますが、明日までにお返事を頂けると助かります）
などと、行動を促す催促の英文を付け加えるとなおさら効果があります。
次に支払いの催促の英文例です。
「We would like to bring to your attention that your account is past due 」=( 未払い残高がありますので、ご案内申し上げます) 。
bring to your attention を用いることで柔らかい英文になっています。英文催促メールには便利な表現です。
文末は
「Please accept our apologies and disregard this reminder if payment has been forwarded to us in the meantime 」=(このご案内が御社のお支払いと行き違いになった場合は、ご容赦ください)
と締めれば失礼になりません。
他には、
I am sorry to say that I have not received ・・・( 申し訳ありませんが、まだ・・・を受け取っていません)
This is just a quick reminder. （簡単にご連絡申し上げます）
Our record indicated that the invoice detailed below is 30 days past due. （私どもの記録によると、下記のインボイスが３０日遅れているのですが）
などの表現が英文催促状にはよく使われます。
最近はFAX やE-mail などでのやりとりが中心です。E メールの場合、何かの手違いで相手の迷惑フォルダにこちらのメールが入ってしまったり、機械的な不都合でFAX が送られていないなどの原因も考えられます。ある程度の期間を見て、常識的にはもう返事がきてもよいだろうと考えられる場合に催促の英文レターを送付してみましょう。
大切なことは、こちらの催促に対して相手にすぐに対応してもらうために、こちらから出した英文催促レターの日時・タイトルを必ず明記して、同メールも再度添付しておくことです。そうすれば、相手はこちらの英文メールをいちいち探す手間も省けますし、催促されている内容も分かるのですぐに対応してもらえるでしょう。
