英文レターを出す前にチェック！注意点あれこれ
【英文レターの決まりと留意点】
英文レターを書く際に、いくつか注意しなければならない点があります。ここで言う英文レターとは、英文メールとは違い、書面で出すよりフォーマルなものの事です。英文メールの場合、形式的な文章は避け、用件を明確に伝える事が優先されますが、英文レターの場合は特定の形式があり、また使用される語句もより文語的で丁寧な表現が好まれます。
日常的な連絡にはEメールや電話が重宝されますが、会社から出す大切なお知らせや、お礼状や謝罪の手紙、式典や行事への招待状などは書面で出します。
英文レターを書く際の注意点その１ 書式・フォーマット
英文ビジネスレターは通常、レターサイズの白い用紙にタイプします。個人的な英文レターは手書きが望ましいですが、ビジネスレターの場合は必ずタイプします。ブロックフォーマットとセミブロックフォーマットが良く使われる書式です。詳しい英文レターのフォーマット・書式はこちらのページをご覧下さい。図入りで詳しく解説しています。
英文レターを書く際の注意点その２ 敬辞 ( 書き出し ) と結辞 ( 締め・結び )
英文メールの場合は ”Hi,” で書き始めて ”Thanks,” で終わる事もしばしばですが、きちんとした英文レターにはよりフォーマルな 敬辞と結辞が必要です。以下のページでそれぞれ詳しく解説していますのでご覧下さい。
英文レターを書く際の注意点その３ 丁寧な英語表現
英語には日本語のような敬語はありませんが、英文レターではより丁寧な文章を用いるよう心がけます。例えばお礼の表現にしても、ただ “Thanks for…”, “Thank you for…” というのではなく、以下のような表現を用いるとより丁寧さが増します。
“I wish to express my gratitude for…”
“I would like to express my appreciation for…”
またお詫びの表現としては、 ”Sorry” に代わるものとして以下のような英文を使用できます。
“Please accept my sincere apology.”
このような表現を用いた英文レターは、受け取った相手により丁寧な印象を与える事ができます。
しかし、誤解を招かない為にも、英文レターでは明確でない表現、回りくどい表現は避け、あくまでも直接的な表現を心がける事は大切です。
